Toutes les unités adaptées sont réservées à la date demandée, mais le client accepte de patienter. Sans fiche distincte, la demande peut se perdre dans une boîte de réception ou être prise pour une réservation. Une liste d’attente permet de conserver la demande, de contacter le client si la disponibilité change et de clore le dossier lorsqu’il n’est plus d’actualité.
L’inscription ne garantit aucun matériel. Précisez-le à l’inscription et dans chaque message de disponibilité. Seule votre procédure habituelle permet de confirmer une réservation.
Utilisez la liste lorsque le matériel demandé est indisponible aux dates souhaitées, que la prestation entre dans votre périmètre et que le client accepte d’être prévenu d’une disponibilité. Si une unité adaptée est déjà disponible, poursuivez plutôt votre procédure habituelle de devis.
Réutilisez la référence de demande et les informations sur l’événement. Demandez uniquement ce que l’attente ajoute à la décision : faut-il cette unité précise, un autre format conviendrait-il et jusqu’à quand le client souhaite-t-il attendre ? Une demande incomplète doit être clarifiée avant de pouvoir évaluer une disponibilité.
Par exemple, un intérêt pour des châteaux gonflables professionnels ne signifie pas que tout château conviendra. Consignez les caractéristiques ou contraintes importantes. Si le client envisage des combinés château et toboggan, notez explicitement cette préférence ; la solution de remplacement reste soumise à l’examen habituel de son adéquation.
Un tableau partagé peut suffire si l’équipe le tient à jour. L’essentiel est d’avoir une fiche par demande, un responsable désigné et une prochaine action. Un appel faisant suite à une demande en ligne doit compléter la même fiche.
Utilisez les champs suivants comme modèle vierge. Reliez les informations déjà présentes dans la demande plutôt que de les recopier dans plusieurs systèmes.
| Champ | Informations à saisir ou à relier |
|---|---|
| Référence de demande | Référence existante et personne chargée du suivi. |
| Dates et prestation | Date de l’événement, période d’utilisation prévue, lieu et livraison ou enlèvement nécessaire. |
| Matériel et solutions de remplacement | Unité ou type demandé, avec les alternatives que le client a expressément accepté d’examiner. |
| Accord de contact | Canal convenu et accord pour recevoir des informations de disponibilité concernant cette demande. |
| Intérêt et échéance | Dernière confirmation de l’intérêt et moment convenu pour mettre fin à l’attente. |
| Statut et prochaine action | Statut actuel, dernier message, éventuelle échéance de réponse et prochaine action avec son responsable. |
Conservez un bref historique des messages avec la fiche. Limitez les coordonnées à ce qui est nécessaire pour cette demande et séparez les notifications de disponibilité des communications commerciales sans rapport.
Une annulation peut libérer une place, mais elle déclenche une vérification ; elle ne prouve pas que l’unité peut servir un autre événement. La commande initiale doit d’abord suivre votre procédure d’annulation et de report.
Le responsable doit comparer la disponibilité à la demande en attente : matériel exact, dates, lieu et exigences de livraison ou d’enlèvement. Confirmez que l’équipe peut assurer la prestation. Effectuez les vérifications du guide des plages de réservation et des doubles réservations avant de proposer une possibilité de réservation.
Contactez les clients dont les exigences consignées correspondent. Si un autre produit ou horaire pourrait convenir, décrivez la modification et demandez s’ils souhaitent l’examiner. Ne remplacez pas discrètement leur préférence initiale et ne les indiquez pas comme ayant réservé.
Choisissez comment contacter les clients concernés. Des invitations successives donnent à chacun un délai annoncé pour répondre avant de contacter la personne suivante. Des notifications simultanées touchent rapidement davantage de clients, mais plusieurs peuvent répondre pour la même disponibilité. Expliquez la méthode et la façon dont l’entreprise détermine qui peut poursuivre.
Fixez l’échéance de réponse et les actions qui suivront. Toute option sur du matériel doit être gérée séparément dans la procédure habituelle de réservation. Une échéance de réponse à un courriel ne réserve pas, à elle seule, une unité.
Exemple de message de disponibilité :
« Concernant votre demande en liste d’attente [référence] pour [matériel et date] : une disponibilité pourrait correspondre à votre demande. Merci de répondre avant [échéance] si vous souhaitez que nous examinions une réservation. Ce message ne réserve aucun matériel et ne confirme aucune commande. Nous vérifierons la disponibilité et les modalités de la prestation avant de poursuivre notre procédure habituelle. »
Adaptez le message à la méthode réellement utilisée. Notez ses destinataires, son heure d’envoi et la proposition faite. En cas de réponse tardive, vérifiez la situation actuelle avant de faire une nouvelle proposition.
Utilisez des statuts qui indiquent au prochain collaborateur ce qu’il reste à faire. Distinguez un échec de distribution d’un message reçu auquel le client n’a pas encore répondu.
| Statut | Signification et prochaine action |
|---|---|
| En attente | La demande reste active ; aucune invitation correspondante n’est actuellement en cours. |
| Client averti | Une invitation a été envoyée. Consigner le résultat de distribution, l’échéance de réponse et le responsable du suivi. |
| Convertie en réservation | La procédure habituelle a confirmé une commande. Relier sa référence et clore la demande en attente. |
| Retrait du client | Le client ne souhaite plus recevoir de notifications. Clore la demande et arrêter les invitations. |
| Expirée ou close | La date de l’événement, la période d’attente convenue ou le délai d’invitation est dépassé. Indiquer si la demande est close ou revient au statut « En attente ». |
Une réponse positive signifie que le client souhaite poursuivre ; elle ne confirme pas encore la location. Gardez la demande visible pendant que le responsable effectue les étapes habituelles de devis, de disponibilité et de confirmation. Si la réservation n’aboutit pas, notez si le client souhaite continuer à attendre.
Comptez les demandes distinctes, pas chaque relance. Examinez combien sont restées admissibles, ont reçu une invitation adaptée et ont abouti à une réservation confirmée. Consignez les autres motifs de clôture : réservation ailleurs, date passée, alternative inadaptée ou prestation impossible à assurer.
Des demandes répétées pour un même produit peuvent justifier un examen des achats, mais une inscription n’est pas une prévision de vente. Séparez les pénuries de matériel des limites de livraison et des préférences avant d’utiliser ces données pour votre prochaine liste d’achat de structures gonflables. L’objectif est de disposer d’un historique traçable de la demande non satisfaite, chaque dossier aboutissant à une réservation ou à une clôture claire.